حضور و غیاب / اتوماسیون اداری

مسئله تجاری

سوابق حضور و سوابق عملیاتی هر دو وجود داشتند، ولی در فایل‌هایی با ساختارهای ناسازگار. قبل از هر سؤالی، یک نفر باید این‌ها را با هم تطبیق می‌داد. همین کار گزارش‌گیری روتین مدیریتی را آن‌قدر گران کرد که دیگر کم و نامنظم انجام می‌شد و تصمیم‌ها روی حس و برداشت گرفته می‌شدند.

آنچه تحویل دادم

• یک جریان اتوماسیون که داده‌ی حضور و داده‌ی عملیاتی را جمع می‌کند و بدون مرحله‌ی تطبیق دستی گزارش می‌سازد.
• نرمال‌سازی ورودی‌ها، تا فایل‌هایی که با ساختارهای متفاوت از منابع مختلف می‌رسند به یک مجموعه‌داده‌ی یکدست تبدیل شوند.
• خروجی‌ای که برای خواننده‌ی کسب‌وکار ساخته شده، نه برای توسعه‌دهنده؛ کل هدف این بوده که مدیریت مستقیم ازش استفاده کند.
• اجراهای تکرارپذیر همراه با لاگ، تا هر عدد در گزارش به اجرایی که آن را ساخته برگردانده شود.

رویکرد فنی

• نرمال‌سازی یک مرحله‌ی جدا و صریح است. سختی واقعی این نوع کار در قالب ورودی‌هاست، و قاطی‌کردنش با تحلیل، تغییر هر دو را دشوار می‌کند.
• خروجی برای کسی طراحی شده که قرار است بخواندش؛ که معمولاً یعنی یک اسپردشیت، نه یک داشبورد.
• هر اجرا لاگ می‌شود تا رقم مورد اختلاف را بشود بررسی کرد، نه اینکه سرش بحث شود.
• دامنه روی همان سؤال‌هایی ماند که واقعاً پرسیده می‌شدند، به‌جای ساختن یک زیرساخت گزارش‌گیری عمومی که خودش نگهداری می‌خواست.

نتیجه و شواهد

گزارش مدیریتی حضور و عملیات به یک خروجی روتین تبدیل شد، نه کاری که باید به کسی سپرده شود.

اهمیت برای کارفرما

گزارشی که زحمت دارد، بالاخره متوقف می‌شود. حذف مراحل دستی همان چیزی است که آن را در یک ماه شلوغ هم سرپا نگه می‌دارد.